Sua reunião de trabalho pode ser mais produtiva?
Uma reunião de trabalho pode ser uma excelente oportunidade para apresentar sua evolução profissional, ponderar aspectos negativos, corrigir falhas e transformar o encontro, em um evento onde os convidados somam forças para superar obstáculos ou para comemorar conquistas realizadas. É uma situação desconfortável estar presente em uma reunião de trabalho e observar que há pessoas olhando dispersos e observando com freqüência o relógio. Para evitar que as reuniões de trabalho se transformem em pura perda de tempo e seja um momento produtivo, confira três dicas apresentadas por Dalmir Sant Anna:
Horário – Respeite o horário inicial programado e controle o tempo destinado para cada assunto iniciando a reunião no horário programado. Através de um planejamento, siga uma estrutura com a formatação de um roteiro dos assuntos que serão abordados durante a reunião. Esta dica irá contribuir para um melhor aproveitamento do tempo demonstrando disciplina, respeito e organização. É importante anotar os tópicos e acordos para que nenhum assunto acabe ficando de lado. Estas anotações podem servir como introdução para uma próxima reunião.
Integração – É importante constatar que o conteúdo a ser abordado durante a reunião seja relevante e tenha aplicabilidade para os participantes. Para expandir a participação, utilize uma dinâmica para aquecer e possibilitar maior integração. Permita o envolvimento demonstrando seu interesse em aceitar sugestões para o processo de trabalho, evitando que os participantes passem o tempo ocultando suas opiniões, bem como, sintam-se deslocados e omissos em contribuir com as questões em pauta na reunião. Não transforme uma oportunidade de integração e diálogo em um monólogo.
Comunicação – A equipe que participará da reunião deverá ser comunicada antecipadamente sobre os tópicos a serem debatidos. Esta dica permite que os participantes possam se preparar com antecedência, tendo maior fundamentação teórica e prática dos assuntos que serão comentados na reunião. Para tornar a comunicação mais acessível, utilize recursos visuais, permitindo uma melhor visualização de gráficos, situação do cotidiano e índices de desempenho.
Durante a reunião é relevante que ocorram convites para que os participantes possam avaliar, criticar e expor suas opiniões, evitando que tenham insegurança do conteúdo e receio de se comprometer com os compromissos firmados. Há pessoas que durante uma reunião assumem compromissos e depois de algum tempo, indicam que nada foi resolvido. É fundamental constatar se a pessoa que está assumindo o compromisso tem comprometimento, administração do tempo, experiência profissional e pessoal.
Dalmir Sant Anna – www.dalmir.com.br – Palestrante mágico
