:: Conhecer o projeto: O Sped foi instituído pelo Decreto n. 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Ele faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias (livros contábeis, fiscais e notas fiscais) transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores;
:: Conhecer o objetivo: A ideia é colocar é permitir uma maior integração do Fisco em todas as suas esferas. Racionalizar e simplificar as obrigações acessórias e reduzir a burocracia;
:: Estar atento aos prazos: É importante ter em mente que cada um dos braços do Sped tem prazos diferentes. Enquanto que a EFD teve seu prazo de entrega prorrogado para setembro de 2009, a ECD mantém sua obrigatoriedade para junho de 2009. Já para a NF-e, o prazo varia de acordo com ramos de atividades.
:: Saber se está obrigado: A necessidade também varia conforme o tipo de Sped. No caso do ECD, inicialmente todas as empresas do Lucro Real estão obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações de seus livros contábeis. Já pelo EFD: cada estado tem divulgado em seus portais a lista das empresas obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações fiscais em setembro deste ano. Por fim, no âmbito da NF-e, a obrigatoriedade varia conforme o ramo de negócio. Mais informações: http://www.nfe.fazenda.gov.br/.
:: Conhecer os riscos: As penalidades para quem não estiver de acordo com o Sped são muitas, e vão desde multas pela não apresentação de arquivos, até a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas. Ainda, conforme os especialistas, quem não se adaptar às condições do Sped estará incorrendo na violação da Lei 8.137/90, que disciplina os crimes contra a ordem tributária.
:: Conhecer os benefícios: Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do Sped permite às empresas a eliminação do uso de papel e a diminuição de despesas com armazenamento físico de arquivos. O sistema também estimula o comércio B2B (Business to Business) envolvendo a troca eletrônica de arquivos. Por fim, é esperado aumento da competitividade.
:: Revisar os procedimentos da empresa: as companhias poderão observar as práticas de informatização e organização de suas informações fiscais e contábeis.
:: Verificar os dados do sistema: o Sped solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais. Desta forma, todos os cadastros do sistema do contribuinte como o de clientes, por exemplo, deve estar com todas as informações (como CNPJ e Inscrição Estadual) corretas e, mais importante, válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal. Além disso, a NF-e é enviada à Receita a cada operação, sendo que qualquer irregularidade implicará no impedimento da operação comercial.
:: Dispor de recursos necessários: o contribuinte deve ter acesso a uma série de recursos que permitem gerar informações eletrônicas. Um ERP estruturado e integrado, que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada, excelente conexão com a Internet e boa estrutura de informática são requisitos fundamentais para se adaptar a nova realidade eletrônica tributária.
:: Implantar com antecedência: A avaliação dos impactos, aquisição das ferramentas necessárias, análise das informações necessárias, testes e validação podem levar até dois meses para ser concluído. Por isso, é necessário um planejamento prévio.
Fonte: Financial Web
