Outra vantagem do XML Empresarial é o baixo custo. Tudo é feito on-line e não precisa de mais investimentos em equipamentos para armazenar as notas fiscais. Também é possível acessar o banco de dados da Secretaria da Fazenda e buscar as notas emitidas contra a empresa pela Rastreabilidade XML. A solução oferece planos diversificados, que se adequam ao volume de notas de cada negócio. O XML Empresarial disponibiliza vários tipos de consultas, agrupados por fornecedor ou cliente. Para utilizar o serviço, é preciso instalar um aplicativo que transfere sempre os arquivos XML do computador para a área de armazenamento do XML Empresarial.

Cleiton Roberval do Carmo é contador da Plexa e diz que, recentemente, a empresa passou a utilizar o XML Empresarial. “Arquivar as notas fiscais no computador é um método falho, pois qualquer problema com a máquina podemos perder tudo. Há uns anos, participei de uma palestra que falava da, então, nova legislação para as notas ficais. O palestrante falou muito sobre o armazenamento em nuvem, uma forma, prática, segura e que ocupa menos espaço no computador. E, para nos atualizar de acordo com a lei, resolvemos apostar no XML Empresarial”, revela.

Conforme citado pelo contador, a solução atende uma das principais obrigações da legislação referente às notas fiscais eletrônicas. O fisco exige que as empresas armazenem os arquivos XML das notas por até cinco anos. De acordo com a Lei 14.967/09, a multa é de R$ 1.000,00 por arquivo, quando a empresa deixar de guardar os arquivos XML ou deixar de disponibilizar ao destinatário.

A MSI Tecnologia também utiliza o XML Empresarial e o empresário Fábio Ângelo enaltece as características do sistema: prático, seguro e de fácil acesso. “Com a solução, podemos consultar as notas emitidas no nome da empresa, mesmo que elas não cheguem em nosso e-mail, garantindo a nossa tranquilidade”, explica.