O novo sistema vai digitalizar a entrega dos documentos e obrigações fiscais das empresas tem gerado muitas dúvidas.
De acordo com a Receita, vai ficar mais fácil controlar e fiscalizar o recolhimento de impostos e tributos a partir de 2009. O Decreto nº 6.022/2007 instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que moderniza o cumprimento das obrigações acessórias repassadas pelo contribuinte ao Fisco.
O Assunto será um dos temas do 6° Ececon (Encontro Catarinense dos Estudantes de Ciências Contábeis), que deve reunir nos dias 27 e 28 de outubro mais de mil acadêmicos no Centro Multiuso, em São José.
Com o novo sistema, os documentos fiscais deixam de ser impressos para se transformarem em arquivos de existência exclusivamente digital. O objetivo da medida, além de simplificar e racionalizar processos, é facilitar o acesso às informações.
Até janeiro do próximo ano, mais de 14 mil estabelecimentos de todo país devem se adaptar ao novo sistema. Mesmo com o prazo apertado, o Sped ainda desperta uma série de dúvidas sobre a sua influência na rotina dos negócios.
Prazo para Sped está correndo
Empresas que começaram a se adequar ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) estão encontrando dificuldades para adaptar suas informações fiscais e contábeis ao padrão exigido pela Receita Federal. O alerta foi dirigido aos empresários que ainda não começaram a depurar as informações porque o prazo para implantação é curto: vence em janeiro de 2009 para a primeira leva de companhias obrigadas a se adequar ao Sped Fiscal, e em junho de 2009, para o Sped Contábil. A Receita não pretende dilatar os prazos.
Em média, a adaptação ao sistema leva entre três e seis meses. Segundo Paulo Roberto Silva, gerente de projeto de tecnologia da Gerdau, a necessidade de transformar as informações fiscais e contábeis em códigos legíveis pelo software do Sped toma tempo. Isso acontece porque algumas informações já armazenadas nos bancos de dados das empresas, como o Código de Endereçamento Postal (CEP) dos fornecedores e clientes, passam a ser inúteis. O Sped compreende apenas os códigos dos municípios usados pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).
Outro exemplo: a necessidade de gerar um código correspondente a cada ativo imobilizado. "A simplificação trazida pela Sped é positiva, mas existem problemas. Além da dificuldade em relação aos dados a serem informados, as empresas enfrentam barreiras para entrar em contato com os Fiscos estaduais e iniciar o cadastramento no Sped", disse Silva, em debate sobre o tema, realizado ontem na Câmara Americana de Comércio (Amcham).
A dificuldade com a adequação dos dados pode acarretar um problema ainda maior. Para Elidie Bifano, sócia da auditoria Price Waterhouse Coopers, o lançamento de informações erradas no Sped deixará a empresa na mira do Fisco. "Além de mudanças tecnológicas, o Sped exigirá a revisão de todos os procedimentos estratégicos pois as informações conflitantes serão imediatamente checadas pelo Fisco."
Segundo o auditor da Receita, Carlos Sussumu Oda, supervisor-geral do Sped, uma vez enviados os dados, não haverá como fazer a retificação. As dificuldades apontadas não levarão o governo a aumentar o prazo. "O Sped estava previsto para ser implantado em janeiro deste ano. A pedido dos empresários, ficou para janeiro de 2009. O tempo de adequação foi suficiente."
Crítico da padronização trazida com a implantação do Sped e da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o advogado Roberto Pasqualin teme que tais medidas promovam o "engessamento" das estratégias empresariais. "Esse tipo de padronização gera dificuldade para o empresário fazer negócio. Ele perde oportunidades, pois terá de limitar-se ao que está previsto pelo sistema", disse. (fonte: Diário do Comércio).
INTEGRAÇÃO DOS FISCOS
O Sped compreende três grandes subprojetos: a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Desta maneira, qualquer tipo de documentação de uma empresa, hoje processada pela contabilidade, será convertida em informação digital. A idéia é permitir uma maior integração dos fiscos em todas as suas esferas, já que as informações digitais poderão ser facilmente compartilhadas e acessadas de um modo muito mais ágil.
Outro objetivo do Sped é unificar a cobrança de impostos. Hoje, cada ente federativo cria suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes. Isso multiplica as rotinas de trabalho, aumenta a burocracia e encarece o custo do cumprimento das obrigações tributárias.
QUEM DEVE SE ADEQUAR
A implantação efetiva do Sped ainda não é uma obrigatoriedade para todos os contribuintes jurídicos. Inicialmente, o foco está em empresas de grande porte e alguns segmentos específicos do mercado, como o de cigarros e de combustíveis. Empresas com tributação do Imposto de Renda (IR) com base no Lucro Real também já são obrigadas pelo menos a adotar a ECD.
Aos poucos, o Fisco irá determinar a implementação total para todos os contribuintes. Quem não se adaptar ou descumprir as obrigações impostas pelo Sped está sujeito a multas de R$ 5 mil, pela não apresentação dos arquivos, e estará impossibilitado de emitir notas fiscais de vendas.
AS MUDANÇAS
Com o Sped, serão transformados em arquivos eletrônicos, e de existência apenas digital, os livros mercantis como o Livro Diário, Livro Razão, Balancete, Balanço e seus auxiliares, livros fiscais e de apuração como o livro Registro de Entradas, Livro Registro de Saídas, Livro de Apuração de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e Livro de Apuração do IPI (Imposto sobre Produto Industrializado), além da nota fiscal modelo 1 ou 1/A, usadas nas operações com mercadorias.
A atual forma de emissão das notas fiscais de mercadorias será radicalmente modificada. Cada documento deverá ser convertido em um arquivo eletrônico e enviado para análise do Fisco, que permitirá ou não o seu uso. A validade desses arquivos será atestada e assegurada pelo uso da certificação digital, assinatura que vai garantir segurança, autoridade e integridade das notas. A certificação deve ser obtida através de um órgão emissor, também conhecido como Autoridade Certificadora, credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).
O FISCO DE OLHO
A digitalização dos papéis vai facilitar a fiscalização e o recolhimento de impostos. Com dados eletrônicos, é possível fazer um cruzamento mais ágil entre as informações fiscais e contábeis dos contribuintes. As fiscalizações serão mais rápidas e freqüentes, pois haverá um aumento de produtividade dos auditores fiscais através da eliminação dos passos para coletas de arquivos. Desta forma, o combate à sonegação será fortalecido, promovendo igualdade comercial entre os contribuintes.
As empresas também saem ganhando. Os arquivos eletrônicos vão simplificar os processos, agilizar processos burocráticos e permitir redução de custos com impressão e armazenamento de documentos. A eliminação de papéis também vai estimular o comércio B2B (business to business), troca eletrônica de arquivos entre empresas, cada vez mais comum no mercado.
ATUALIZAÇÃO NECESSÁRIA
As mudanças nos processos contábeis também vão afetar os profissionais da área. Por isso, entidades que representam o setor já estão adotando medidas para garantir a capacitação e atualização dos contabilistas, fundamentais para as atividades administrativas do ambiente de negócios.
O Sped também tem sido tema de palestras de vários eventos promovidos pelo Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina (CRCSC). Neste mês, o 6° Ececon (Encontro Catarinense dos Estudantes de Ciências Contábeis), que deve reunir nos dias 27 e 28 de outubro mais de mil acadêmicos de todo o Estado no Centro Multiuso, em São José, contará com a palestra "Sped Contábil", a cargo do contador Nivaldo Cleto, consultor de Tecnologia da Informação do Conselho Federal de Contabilidade.
Além de ações na área de capacitação, o CRCSC tem acompanhado o processo de implantação do Sped em Santa Catarina, debatendo esse assunto com representantes da Secretaria da Fazenda e da Receita Federal, apresentando sugestões e críticas.
O que é o SPED?
Podemos dizer que o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital é a modernização da sistemática atual no cumprimento das obrigações acessórias que são transmitidas pelos contribuintes ao Fisco, transformando-as em arquivos de existência única e exclusivamente digital. A validade jurídica deste arquivos é assegurada pelo uso de certificação digital, o que garante assim sua autoria e integridade.
Que obrigações acessórias são estas?
Obrigações acessórias nada mais são do que ferramentas usadas pelas entidades tributárias para controlar e fiscalizar a obrigação principal, que é o recolhimento dos impostos e tributos. Algumas das obrigações acessórias existentes e que serão transformadas em arquivos eletrônicos de existência apenas digital são os livros mercantis como o livro Diário, Livro Razão, Balancente, Balanço e seus auxiliares, os livros fiscais e de apuração como o Livro Registro de Entradas, Livro Registro de Saídas, Livro de Apuração de ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias) e Livro de Apuração do IPI (Imposto sobre Produto Industrializado), além da Nota Fiscal modelo 1 ou 1/A, usadas fundamentalmente nas operações com mercadorias.
Qual o objetivo do SPED?
De forma geral, o SPED tem por disponibilizar uma maior integração dos fiscos em todas as suas esferas, pois as informações digitais poderão ser facilmente compartilhadas e o seu acesso poderá ser feito de forma muito mais ágil. Outro objetivo do SPED, mas não menos importante, é a racionalização e simplificação das obrigações acessórias, uma vez que atualmente cada um dos entes federativos acaba por criar suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes, ocasionando assim multiplicidades de rotinas de trabalhos e muita burocracia e, conseqüentemente, tornando o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito alto.
Existe algum ganho para a Empresa que utiliza o SPED?
O SPED também prevê benefícios para os contribuintes. Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do SPED também ocasiona às empresas a eliminação do uso de papel e despesas com armazenamento físico de arquivos e estimula o comércio B2B (business to business) que é a troca eletrônica de arquivos entre empresas, prática cada vez mais comum no mercado.
Todas as Empresas estão obrigadas a adotar o SPED?
Sempre através de meios legais, o fisco está aos poucos trazendo a obrigatoriedade do SPED aos contribuintes. O foco inicial está em Empresas de grande porte e também para alguns segmentos específicos, mas não há duvidas que a tendência é que todas as Empresas estejam obrigadas ou voluntariamente participem do projeto.
De que forma o fisco poderá se usar do SPED?
Como já dito, as informações eletrônicas ficarão a disposição do fisco, possibilitando assim o cruzamento muito mais rápido entre as informações fiscais e contábeis dos contribuintes. Sendo assim, as fiscalizações serão cada vez mais rápidas e freqüentes, pois haverá o aumento da produtividade dos auditores fiscais através da eliminação dos passos para coletas dos arquivos. Através destas ações haverá um aperfeiçoamento no combate a sonegação, promovendo assim a igualdade comercial entre os contribuintes.
Quais rotinas das Empresas em geral são afetadas pelo SPED?
O SPED compreende três grandes subprojetos, sendo eles a Escrituração Contábil Digital, a Escrituração Fiscal Digital e a Nota Fiscal Eletrônica, conhecida como NF-e. Desta forma, praticamente toda e qualquer documentação da Empresa que hoje é processada pela contabilidade será convertida em informação digital com a Escrituração Contábil e Fiscal Eletrônicas. Além disso, a atual forma de emissão de notas fiscais (de mercadorias) será radicalmente modificada, pois cada nota deverá ser convertida em um arquivo eletrônico e enviada para analise do fisco, que permitirá ou não o uso desta nota fiscal.
Como as Empresas devem se adaptar a esta modernização, uma vez que será necessário ter mecanismos para esta nova realidade digital?
O uso de sistemas de gestão e informação terá que ser cada vez mais freqüente, uma vez que será fundamentalmente destes sistemas que as informações eletrônicas serão retiradas e processadas para que então sejam transmitidos ao fisco. Os sistemas de informação e gestão Empresarial, por sua vez, terão de trabalhar de forma cada vez mais integradas, possibilitando as Empresas uma correta manipulação das informações digitas e fornecendo segurança total quanto a integridade de tais informações . Outra questão muito importante é que os contribuintes estarão obrigados a efetuar a guarda dos arquivos eletrônicos, ou seja, deverão contar com estrutura tecnológica para efetuar tal guarda digital.
O que pode incorrer às Empresas que não se adaptarem ao SPED?
Muitas são as implicações legais para as Empresas que não se adaptarem ou não cumprirem as obrigações impostas pelo SPED. As penalidades vão desde multas de cinco mil reais pela não apresentação de arquivos como a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas, por exemplo.
Onde as Empresas podem obter maiores informações sobre o SPED?
A Receita Federal disponibilizou um portal na Internet, que dispõe desde o histórico do projeto a downloads dos programas necessários a transmissão e assinatura dos arquivos: www1.receita.fazenda.gov.br/
Roteiro de procedimentos para adequação ao Sped Contábil:
A instrução Normativa 787 da Receita Federal do Brasil determina que as Empresas com tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real devam adotar a Escrituração Contábil Digital (ECD). Com isto várias dúvidas acerca da adaptação a esta nova realidade surgem aos Empresários que precisaram adaptar suas rotinas e ajustar seus procedimentos.
O que é o SPED Contábil?
Inicialmente, faz-se importante a compreensão do que é o Sped. O Sistema Público de Escrituração Digital – SPED é a modernização da sistemática atual no cumprimento das obrigações acessórias que são transmitidas pelos contribuintes ao Fisco, transformando-as em arquivos de existência única e exclusivamente digital. A validade jurídica destes arquivos é assegurada pelo uso de certificação digital, o que garante assim sua autoria e integridade. A Escrituração Contábil Digital – ECD é parte integrante do SPED, sendo instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil através da Instrução Normativa 787.
Quais livros contábeis serão substituídos pela Escrituração Contábil Digital do SPED?
A ECD será a versão digital dos livros Razão e seus auxiliares, Diário e seus auxiliares, Balancetes diários e Balanços.
Como deverá ser feita a transmissão do arquivo? A Receita Federal irá disponibilizar meios para que a Empresa gere e envie o arquivo?
Na Instrução Normativa 787 da Receita Federal foi definido um leiaute específico para a geração do arquivo de Escrituração Digital (ECD). Consta ainda na Instrução Normativa, que tal arquivo deverá ser gerado com recursos próprios da Empresa, ou seja, a Empresa deve dispor de tecnologia adequada para a geração deste arquivo. Este arquivo deverá ainda contar com assinatura digital, obtida através do certificado digital. Este certificado também deve ser adquirido pela Empresa, sendo que conforme legislação o mesmo deve ser emitido por uma entidade credenciada pela ICP Brasil (Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras).
Então, basta que a Empresa tenha a tecnologia para geração do arquivo e o certificado digital para realizar a transmissão do arquivo?
Não necessariamente. O arquivo de Escrituração Contábil Digital (ECD) como dito segue um leiaute específico estipulado pela Receita Federal. Este arquivo, para ser aceito, deve ser submetido a um programa validador e assinador, o PVA. Este programa irá realizar as devidas consistências no arquivo, impedindo sua transmissão se o mesmo contiver qualquer informação não condizente com leiaute determinado. Desta forma é muito importante que as Empresas trabalhem junto aos seus provedores de soluções de sistemas, verificando se o modo com que as informações estão sendo processadas se encontram dentro dos padrões legais.
Em síntese, quais os passos necessários para que a Empresa esteja apta ao SPED Contábil?
Alguns passos podem ser observados, a saber:
:: Verificação quanto a obrigatoriedade. O art. 3 da Instrução Normativa estipula quais serão as Empresas obrigadas a transmitir os arquivos do SPED.
:: Revisão de seus processos. Como a comunicação com o Fisco passa a ser muito mais rápida é necessário que a Empresa verifique como anda o processamento de seus dados, buscando maximizar tal tarefa com o objetivo de suprir a demanda gerada pelo SPED.
:: Adquirir ou desenvolver sistema de informação capaz de processar as informações e converter para o formato do SPED.
:: Adquirir o certificado digital.
:: Baixar e instalar o Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal.
:: Solicitar ao desenvolvedor do sistema os devidos testes de validação dos arquivos.
Se a Empresa não conseguir gerar o arquivo de Escrituração Contábil a tempo, o que irá acontecer?
Em não se transmitindo o arquivo até o último dia estipulado para a entrega do mesmo, a Receita Federal irá aplicar multa de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração.
A Empresa poderá transmitir o arquivo com os dados incompletos e depois fazer sua retificação, prática permitida e usada hoje?
Não. A prática de retificação é muito comum pelas Empresas de modo geral no que diz respeito a algumas obrigações acessórias. Como a maioria das Empresas deixa a entrega destas obrigações para a última hora, muitas vezes sem tempo de dirimir duvidas ou imputar todas as informações necessárias, acabavam por transmitir os arquivos destas declarações de forma errada ou incompleta. Quando conseguiam apurar todas as informações necessárias, realizavam a retificação do arquivo, uma vez que não era necessária sequer autorização do fisco para estas retificações. O SPED irá substituir os arquivos gerados em papel por arquivos de existência apenas digital. Desta forma, a ECD irá dispensar a impressão dos livros contábeis devido a sua substituição por um único arquivo digital que tão logo seja entregue ao fisco, será quase que imediatamente encaminhado a Junta Comercial que fará sua autenticação. Ocorre que assim como os livros, os arquivos autenticados pela Junta não poderão ser retificados. Isto só poderá ser feito no ano seguinte mediante autenticação do novo livro.
Quer dizer que a Empresa não poderá nem atrasar e nem retificar os arquivos da ECD?
Como regra, não. Como o SPED é a transformação do uso de arquivos de papel como livros fiscais, contábeis e notas fiscais em arquivos digitais, o Fisco processará e armazenará quase que imediatamente estes arquivos. Desta forma com certeza faz-se necessário que a Empresa reveja seus procedimentos quanto as suas obrigações com o fisco, pois este atuará de forma muito mais rápida e eficiente com a nova sistemática. Novamente é importante ressaltar que as Empresa verifiquem junto a seus contadores e provedor de solução de sistemas para não ter arcar com as pesadas penalidades previstas em legislação.
Então, haverá algum benefício para que utilizar a Escrituração Contábil Digital?
Haverá a eliminação dos custos da Empresa com a impressão dos livros, bem como as despesas com seu manuseio e armazenamento. Além disso, a padronização dos procedimentos, deverá desburocratizar o cumprimento de diversas obrigações isoladas que tomam tempo e por muitas vezes atrapalham o dia a dia das Empresas. (Fonte: Noticenter e Receita Federal)
Para saber mais sobre o SPED, basta acessar o site www1.receita.fazenda.gov.br
