Uma reunião de trabalho pode ser uma excelente oportunidade para apresentar sua evolução profissional, ponderar aspectos negativos, corrigir falhas e transformar o encontro, em um evento onde os convidados somam forças para superar obstáculos ou para comemorar conquistas realizadas.
Sua reunião de trabalho pode ser mais produtiva?
Uma reunião de trabalho pode ser uma excelente oportunidade para apresentar sua evolução profissional, ponderar aspectos negativos, corrigir falhas e transformar o encontro, em um evento onde os convidados somam forças para superar obstáculos ou para comemorar conquistas realizadas. É uma situação desconfortável estar presente em uma reunião de trabalho e observar que há pessoas olhando dispersos e observando com freqüência o relógio. Para evitar que as reuniões de trabalho se transformem em pura perda de tempo e seja um momento produtivo, confira três dicas apresentadas por Dalmir Sant Anna:
Horário - Respeite o horário inicial programado e controle o tempo destinado para cada assunto iniciando a reunião no horário programado. Através de um planejamento, siga uma estrutura com a formatação de um roteiro dos assuntos que serão abordados durante a reunião. Esta dica irá contribuir para um melhor aproveitamento do tempo demonstrando disciplina, respeito e organização. É importante anotar os tópicos e acordos para que nenhum assunto acabe ficando de lado. Estas anotações podem servir como introdução para uma próxima reunião.
Integração - É importante constatar que o conteúdo a ser abordado durante a reunião seja relevante e tenha aplicabilidade para os participantes. Para expandir a participação, utilize uma dinâmica para aquecer e possibilitar maior integração. Permita o envolvimento demonstrando seu interesse em aceitar sugestões para o processo de trabalho, evitando que os participantes passem o tempo ocultando suas opiniões, bem como, sintam-se deslocados e omissos em contribuir com as questões em pauta na reunião. Não transforme uma oportunidade de integração e diálogo em um monólogo.
Comunicação - A equipe que participará da reunião deverá ser comunicada antecipadamente sobre os tópicos a serem debatidos. Esta dica permite que os participantes possam se preparar com antecedência, tendo maior fundamentação teórica e prática dos assuntos que serão comentados na reunião. Para tornar a comunicação mais acessível, utilize recursos visuais, permitindo uma melhor visualização de gráficos, situação do cotidiano e índices de desempenho.
Durante a reunião é relevante que ocorram convites para que os participantes possam avaliar, criticar e expor suas opiniões, evitando que tenham insegurança do conteúdo e receio de se comprometer com os compromissos firmados. Há pessoas que durante uma reunião assumem compromissos e depois de algum tempo, indicam que nada foi resolvido. É fundamental constatar se a pessoa que está assumindo o compromisso tem comprometimento, administração do tempo, experiência profissional e pessoal.
Dalmir Sant Anna - www.dalmir.com.br - Palestrante mágico
