As atividades do trabalho são interrompidas por um motivo: reunião. Todos se sentam à mesa com blocos de anotação, computadores e pautas a serem discutidas. A reunião começa e temas como a rodada de futebol do fim de semana, o filme em cartaz no cinema ou os rumos da política local são conversados. Em meio a isso, o motivo da reunião vai perdendo espaço.

Para reverter a situação, é essencial ter objetividade. Para o especialista em gestão do tempo, Christian Barbosa, o foco da reunião deve estar claro na cabeça da equipe que irá participar e, se possível, por meio de uma pauta enviada previamente, servindo de fio condutor da conversa.

Para ter resultados positivos e resolução de problemas levantados durante a reunião é aconselhável constar o assunto tratado em Ata. Anotar tudo que foi discutido e resolvido ou não durante a conversa, facilita a controlar a evolução dos
assuntos levantados.

Organização, objetividade e controle dos temas discutidos não é tudo. Barbosa também indica avaliar o processo. Após a reunião deve-se perguntar individualmente a cada participante o que acharam do encontro e se há sugestões para tornar o processo mais ágil e produtivo. A opinião de cada um é imprescindível para a melhora, otimização e busca de resultados positivos nas reuniões e, consequentemente, na empresa.

O especialista sugere que a reunião tenha um padrão de 30 minutos; deixar o relógio sobre a mesa, para que todos tenham noção do tempo da discussão; o condutor/supervisor da reunião ficar de pé para dar mais dinamismo à reunião também podem ser seguidas. Essas normas e a percepção de que o profissionalismo vem em primeiro lugar pode formar uma equipe de sucesso.

Com informações de Revista Exame